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1、組織機構與職責(4.4.1)
　　為便于有效的環(huán)境管理，應當對作用、職責和權限作出明確規(guī)定，形成文件，并予以傳達。
　　管理者應為實施與控制環(huán)境管理體系提供必要的資源，包括人力資源和專項技術能、技術以及財力資源。
　　組織的最高管理者應指定專門的管理代表，除了其他職責以外，還應明確他(們)在下列方面的作用、職責和權限；
　　(a) 確保按照本標準建立、實施與保持環(huán)境管理體系要求；
　　(b) 向最高管理者匯報管理體系的績效，并為改進環(huán)境管理體系提供依據(jù)。
　　理解要點：
　　條款要求對組織各層次的職責、作用和權限作用明確規(guī)定，并形成文件傳達，各級管理者應為完成環(huán)境管理體系配備必要的資源。
　　環(huán)境管理體系的成功實施，需要組織的全體員工的參與，不能認為只有環(huán)境職能部門才負有這方面的責任，組織內(nèi)的其他所有部門都不能置身事外。環(huán)境管理的特點本身就決定了它管理內(nèi)容的廣泛性，不僅包括生產(chǎn)制造過程的環(huán)境因素的管理，也包括動力、后勤、物業(yè)管理等多方面的內(nèi)容。
　　整個體系是否能夠被很好的建立與保持，很大程度上取決于最高管理者的參與程度。為此最高管理者應指定一專門的代表(即環(huán)境管理者代表)，代其全權處理有關環(huán)境管理方面的事務，其職責是建立、實施、維護環(huán)境管理體系，并向最高管理者匯報。由于環(huán)境代表所維護的環(huán)境管理體系覆蓋面很大廣，所以其應具有權限與能力來協(xié)調(diào)、支配組織的相關活動、部門人員。
　　除了環(huán)境管理代表之外，各管理、職能部門也承擔著各自的職責。生產(chǎn)部門自然應負責生產(chǎn)線環(huán)境因素的管理與控制，動力部門除了要保障動力供應外，還負責用電、用水、用氣進行統(tǒng)計，核定消耗、制定節(jié)能措施等。這些職責不能完全獨立于原有職責之外，要盡可能融合起來，利用原有的系統(tǒng)發(fā)揮作用。
　　最高管理者還應確保提供環(huán)境管理體系人實施與保持所需的必備資源，包括人力資源、財力及物力等各方面，還應有相應的技術支持。
2、培訓、意識與能力(4.4.2)
　　組織應確定培訓的需求。應要求其工作可能對環(huán)境產(chǎn)生重大影響的所有人員經(jīng)過相應的培訓。
　　應建立并保持一套程序，使處于每一有關職能與層次的人員都意識到：
　?。?/span>a）符合環(huán)境方針與程序和符合環(huán)境管理體系要求的重要性；
　?。?/span>b）他們工作活動中實際的或潛在重大環(huán)境影響，以及個人工作改進所帶來的環(huán)境效益；
　?。?/span>c）他們在執(zhí)行環(huán)境方針與程序，實現(xiàn)環(huán)境管理體系要求，包括應急準備與響應要求方面的作用與職責；
　　（d）偏離規(guī)定的運行程序的潛在后果。
　　從事可能產(chǎn)生重大環(huán)境影響的工作人員應具備適當?shù)慕逃?、培訓?/span>(或)工作經(jīng)驗，勝任他所擔負的工作。
　　理解要點：
　　該條款首先要求組織應確定的培訓的需求，確保相關的人員都經(jīng)過培訓。應制定相應的程序，規(guī)定培訓工作如何展開。培訓應滿足組織人員的有關意識與能力的要求，不定期到預定的培訓效果。
　　標準首先強調(diào)了組織應確定培訓需求，不同層次的人員，其需求是不同的，要求與重大環(huán)境影響有關的所有人員都應經(jīng)過相應的培訓。這就是要求組織識別環(huán)境因素時，將重要環(huán)境因素與組織的活動、相關的工作崗位聯(lián)系起來。例如，某公司將危險化學品意外泄漏作為重要環(huán)境因素，那么與危險化學品有關的崗位就包括：采購、倉庫管理、運輸部門、使用、廢棄化學品管理等。這些人員都應得到培訓。
　　具有較高的環(huán)境意識是這一條款的要求之一。不少環(huán)境問題的產(chǎn)生是環(huán)境意識不高、缺乏嚴格的規(guī)定或不按照程序的規(guī)定操作引起的，因此，通過有效的培訓過程，使有關人員認識到：a嚴格執(zhí)行環(huán)境方針和有關程序的重要性；b不符合程序規(guī)定的潛在后果；c能否在本崗位改進提高；d如何處理緊急情況。
　　對與重要環(huán)境因素相關的崗位，僅有相應的意識的要求是不夠的，必須具備相應的能力。應針對不同的管理、技術、操作人員的培訓需求，確定不同的培訓內(nèi)容。如對環(huán)境管理體系內(nèi)審人員應進行有關環(huán)境管理審核的培訓，確保審核過程的客觀、有效。對于在污水處理廠水質監(jiān)測的人員就應了解監(jiān)測的方法與實驗操作規(guī)定，并比較數(shù)據(jù)，確保能及時發(fā)現(xiàn)水處理過程中的不合格現(xiàn)象。
3、信息交流(4.4.3)
　　組織應建立并保持一套程序，用于有關其環(huán)境因素和環(huán)境管理體系的；
　　(a) 組織內(nèi)各層次和職能間的內(nèi)部信息交流；
　　(b) 外部相關方信息的接收、成文和答復。
　　組織應考慮對涉及重要環(huán)境因素的外部信息的處理，并記錄其決定。
　　理解要點：
　　條款要求組織對與環(huán)境因素和環(huán)境管理體系有關信息進行程序化管理，保證內(nèi)部與外部信息能夠暢通有效的交流，涉及重要環(huán)境因素的外部信息還應做到有序的、文件化的接收、處理與答復。
　　這里講述的信息指與環(huán)境因素及環(huán)境管理體系有關的信息，如與環(huán)境因素有關的法律改變了、生產(chǎn)工藝調(diào)整后廢水成分的變化，有關化學物質的毒性、安全數(shù)據(jù)；環(huán)境管理代表的任免、環(huán)境管理方案實施中的困難等等都可成為環(huán)境信息交流的內(nèi)容。
　　內(nèi)部信息交流應確保各部門、各層次間的及時有效的溝通，可體現(xiàn)在各層次、各部門之間的協(xié)作上，如技術部門與生產(chǎn)部門的合作，保證環(huán)境因素不僅得到良好控制，而且技術經(jīng)濟指標也得以不斷的改進，又如環(huán)境管理者代表并不對各部門直接負責，但要對組織的環(huán)境事務進行全面的管理，這就要求各部門向環(huán)境管理代表上報有關事宜，環(huán)境管理者代表是通過組織的相互聯(lián)系開展其業(yè)務活動。內(nèi)部信息的迅速是體系運行的另一項重要內(nèi)容，任何信息的停滯和不暢都可能使體系運行失效。
　　外部交流是標準特別強調(diào)的，即組織要重視相關方的要求，隨著環(huán)境意識的提高，環(huán)境問題引起人們越來越多的關注，有關環(huán)境事件的投訴增多，組織的環(huán)境形象已成為市場競爭的必要條件。一個組織如何對待這些問題，反應出組織對環(huán)境的總體態(tài)度。外部信息的交流包括以對所有環(huán)境事件、環(huán)境意見的處理及反饋。這些過程應有記錄。
　　信息交流是雙向的，無論是內(nèi)部還是外部交流應有相應的程序，并有相應的記錄反應出交流的內(nèi)容，并可了解對有關問題的處理結果。
4、環(huán)境管理體系文件編制(4.4.4)
　　組織應以書面或電子形式建立并保持下列信息；
　　(a) 對管理體系核心要素及其相互作用的描述；
　　(b) 查詢相關文件的途徑。
　　理解要點：
　　條款要求以文件的形式描述組織的環(huán)境管理體系，并提供相關文件的查詢途徑，一般應形成一套環(huán)境管理文件系統(tǒng)，全面支持現(xiàn)有的環(huán)境管理體系，為組織的內(nèi)部管理和外部審核提供依據(jù)。
　　環(huán)境管理體系文件的內(nèi)容應足夠詳盡，能充分描述環(huán)境管理體系的核心要素，以及它們之間相互作用的情況，這里所指的管理體系核心要素可理解為管理的基本要素，即ISO14001的17個要素。
　　組織在編寫環(huán)境管理體系文件時，可參考組織原有的管理體系文件，如ISO9000體系文件，可包括手冊、程序及作業(yè)指導書、表格記錄、及其他文件多個層次和類型。環(huán)境管理體系并不嚴格地要求組織擁有環(huán)境管理手冊，也不支持采用復雜的文件系統(tǒng)。
　　所有上述文件都是環(huán)境管理體系文件的組成部分，為了便于管理使用和外部審核，各層次文件間應指出查詢途徑。另外，環(huán)境管理體系文件應與其他體系文件相協(xié)調(diào)，可以將環(huán)境文件納入其它體系文件中或引用其它文件。同時也需要提供查詢辦法。
　　環(huán)境管理體系文件可以以傳統(tǒng)的書面形式也可以以先進的電子媒體形式建立和保持，也可兩種形式并存。
5、文件管理(4.4.5)
　　組織應建立并保持一套程序，管理本標準所要求的所有文件，從而確保：
　　a、文件能夠定位；
　　b、對文件進行定期評審，如必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性；
　　c、凡對環(huán)境管理體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都能得到有關文件的現(xiàn)行版本；
　　d、及時將失效文件從有發(fā)放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；
　　e、由于法律和(或)保留信息的需要而保存的失效文件，予以適當標識。
　　所有文件均須字跡清楚，注明日期(包括修訂日期)，標識明確，妥善保管，并在規(guī)定期間內(nèi)予以留存。應規(guī)定并保持有關建立和修改各種類型文件的程序與職責。
　　理解要點：
　　文件控制是指對文件的批準、發(fā)放、使用、更改、報廢、回收等的管理工作，組織應制定文件化的程序，并依此進行文件管理。
　　環(huán)境管理體系文件系統(tǒng)應包括所有與環(huán)境管理相關的各類文件，如手冊、程序、作業(yè)指導、操作規(guī)范、表單、環(huán)境法律、法規(guī)等。
　　建立和執(zhí)行文件管理程序，程序內(nèi)應明確管理內(nèi)容并確保執(zhí)行：
　　— 文件有明確的存取位置和簡便的查訪方法。
　　— 對文件定期進行評審和修訂，以確認其有效性和適應性。修訂文件的審批應有授權人員執(zhí)行。一般由原審批人進行審批，以保證文件的連續(xù)性。
　　— 確保對環(huán)境控制和管理起關鍵作用的崗位，都能得到現(xiàn)行有效的文件，確保操作者按文件的規(guī)定進行操作，如環(huán)境代表應全面掌握體系情況，又如重大因素的崗位應按現(xiàn)行有效版本的規(guī)定進行操作。
　　— 文件失效后及時將其從所有曾經(jīng)發(fā)放的部門和使用場所收回，并采取必要的銷毀等措施，以免繼續(xù)使用，致使對環(huán)境因素的控制失效。
　　— 法律要求有些文件失效后還應繼續(xù)保留，以備必要時提供法律所需的信息，或者出于保留知識或信息的要求不能將其銷毀，對這些文件應進行適當標識，并和有效文件能明顯區(qū)別，這些文件包括環(huán)境影響的驗收報告、許可證、法定部門的監(jiān)測報告、環(huán)保設施圖紙等。
　　所有文件都應字跡清楚，注明批準日期，文件修改后應注明修訂日期，文件的標識要明確，易于查找。文件要妥善保管，應根據(jù)文件的重要程度及其類型，規(guī)定和修訂文件和程序和職責。
　　文件控制的目的是要組織運作有法可依，不出現(xiàn)由于缺乏規(guī)定而造成的環(huán)境影響。組織應將主要注意力放在對環(huán)境管理體系的有效實施及其環(huán)境績效上，而不應過分追求一個繁瑣的文件控制系統(tǒng)。
6、運行控制(4.4.6)
　　組織應根據(jù)其方針、目標和指標，確定與所認定的重要環(huán)境因素有關的運行與活動。應對這些活動(包括維護工作)按以下要求加以規(guī)劃，確保它們給以妥善策劃，確保它們在程序規(guī)定的條件下進行。
　　(a)考慮到缺乏程序指導可能導致偏離環(huán)境方針、目標與指標的運行情況，建立并保持成文的程序；
　　(b)在程序中規(guī)定運行標準；
　　(c)對于組織所使用的產(chǎn)品和服務中可標識重要環(huán)境因素，建立并保持管理程序，并將有關的程序與要求通報供方和承包方。
　　理解要點：
　　組織要根據(jù)其環(huán)境方針和目標、指標，確認哪些運行與活動與重要環(huán)境因素有關，并對這些活動進行程序化管理，確定操作規(guī)程、作業(yè)指導書等。程序化管理的目的在于確保這些重要環(huán)境因素得到有效的控制、減少環(huán)境影響。
　　這類運行控制程序中應對以下內(nèi)容做出規(guī)定：
　　a、對于可能導致偏離環(huán)境方針、目標與指標的運行情況，應制定程序以規(guī)定運行要求，預防可能的失誤。
　　b、應在程序中規(guī)定如何進行操作，操作具體要求和標準規(guī)定；
　　c、若組織使用的產(chǎn)品和服務存在可標識重要環(huán)境因素，也應建立并保持管理程序，將有關的管理要求和程序通報供方和承包方，使他們的行動符合組織環(huán)境方針和其它要求。如為組織運輸貨物的運輸公司，將不得在早晨6點以前來廠提貨，以減少對周圍居民的噪聲影響。
　　運行控制是環(huán)境管理體系中最具實際工作內(nèi)容的要素之一，它直接體現(xiàn)了組織環(huán)境管理要求，控制對象即是與重要環(huán)境因素相關的管理與生產(chǎn)活動，可包括產(chǎn)品設計開發(fā)、采購、貯運、生產(chǎn)與維護過程、廢物處理等。對供方和承包方的管理更是將一半管理體系的要求擴展到組織的上下游組織，帶動環(huán)境保護的社會化進程。
7、應急準備與響應(4.4.7)
　　組織應建立并保持程序，以確定潛在的事故或緊急情況，做出響應，以及預防或減少可能伴隨的環(huán)境影響。
　　必要時，告別是在事故或緊急情況發(fā)生后，組織應對應急準備和響應的程序予以評審與修訂。
　　可行時，組織還應定期檢驗上述程序。
　　理解要點：
　　標準要求對可能的事故和緊急情況進行程序化管理，程序中應確定組織存在哪些可能的事故或緊急情況，并規(guī)定如何預防事故的發(fā)生，并在事故發(fā)生時做出響應，減少環(huán)境影響。這類程序應定期檢驗、評審和修定。
　　首先應分析確定組織可能遇到的潛在的事故和緊急情況，并采取事先預防措施和應急計劃；其次應考慮緊急事故發(fā)生時，如何采取措施以便使由此產(chǎn)生的對環(huán)境的影響減至最小。事故和緊急情況多為突發(fā)性，后果難以估計。與正常情況相比，它所造成的環(huán)境影響往往更為集中，更為嚴重。
　　一旦發(fā)生事故和緊急情況，應根據(jù)程序的規(guī)定分析原因，對應急程序評審和修訂，以從根源上杜絕同類現(xiàn)象再次發(fā)生。
　　在條件可行時，應對應急準備和響應設施及程序進行試驗，以判斷現(xiàn)有設施及程序，用來預防和控制緊急情況的有效性，以便做出調(diào)整。這一過程應有記錄。
　　值得注意的是這一程序重點應放在事故的預防上，如為防止火災的發(fā)生，在生產(chǎn)現(xiàn)場或倉庫就應規(guī)定嚴禁煙火，并規(guī)定不得將火種帶入等。其次才是防止環(huán)境影響的擴散，而不是簡單的應急救護。預防及應急的設施以減少環(huán)境影響為目的。